メールやLINE、グループウェアなどITを使った業務改善が活発化してきている2019年ですが、それでも過去の産物と思いながらもなかなかFAXを止めることはできません。
理由は外部と自分たちとのインフラとして根付いてしまっているから。
社内の業務連絡や情報共有がすべてクラウド化しても残ってしまっている企業は多いでしょう。
仮にkintoneで社内の業務改善が進んでもいても、ここに手を付けられないのは社外の方の動き方を大幅に変えなければいけないから。その手間とコストを乗り越える気力がわかないのです。
FAXで困る3つのこと
１．送信受信場所が固定される。
つまり仕事する場所がオフィスや事務所に縛られる。出張から夜帰ってきてFAX送信/受信確認のためだけに事務所に立ち寄る面倒さやそれを誰かにお願いしなければならない煩わしさ。事務スタッフさんはそれで仕事が中断させられることで非効率な動きになる。
２．紛失リスクが潜んでいる。
届いたFAXは紙1枚、例えば誰かが間違って取ってシュレッダーしてしまったらどうする？
３．ファイリングやFAX内容再確認の労力が意外に大きい。
届いたFAX用紙はそのままにしておくわけにはいかないでしょうから、ファイリングしてキャビネットの中にしまう。そして、もう一度確認することがあれば、重いファイルを取り出して、そしてまた元に戻す。その繰り返しです。
FAX+kintoneは”相手”を変えなくていい。
私たちの行っているリフォーム事業においては、大工さんや水道屋さん、電気屋さんなどの職人さんはスマホが普及している今でもなかなかメールやLINEなどもハードルが高いという人も少なくありませんでした。
皆さん安定的にFAXへの信頼感が高いのです。なので、社内ではkintoneをフル活用していても職人さんとのやりとりは専らFAXというのが通常でした。
ですので、FAX内容を確認するために現場の営業担当が事務所スタッフを悪気なく止めてしまうことも多々ありました。
もちろん外から発注することができないのでFAX送信代行も事務所に残っている人に頼まなければなりません。
外からでも自身の発注内容や受信FAXが確認できないだろうかという検討がなされ、
kintoneにFAXを連携させるという判断をしました。
特別なプログラムを書いたりするということではなく、
株式会社バーズ情報科学研究所さんの提供しているFAX+kintoneを使用することにしました。
FAX+kintoneって？
まず、FAX+kintoneの送信サービスの方を本当に簡単に説明するとこうです。
キントーンアプリのレコード内の添付ファイルフィールドに、
PDFデータ（or所定のデータ形式）があれば、
送りたいFAX番号（文字列一行フィールド）に送るよ～って感じです。
そこでPDFデータを作るための帳票連携サービスがあるとより便利です。
こちらバーズさんでも帳票開発（1件50,000円）で行っていますが、
別な帳票サービスやプラグイン等を使っても構いません。（確認済み）
私たちではRepotoneやプリントクリエイターを使って、FAX+kintoneで飛ばすための帳票データを作成しています。
お勧めの帳票発行連携サービス
（余談）これらの帳票発行サービスはFAXだけではなく、他のシーンでも活用できるところも多く、多くの組織においてコスト回収する可能性も十分高いサービスだと思っています。
月額費用だけ見ると高めの印象を持つかもしれませんが、運用する帳票の数が増えるほどコスパはよくなります。
何個の帳票を用いても、これら月額費用などは変わりません。
こちら帳票系の活用シーンについては別途記事を作りたいと思います。
こんな感じで使えます。
①普通にレコードを作る。
（FAX番号はマスタデータからルックアップでコピーしているので入力漏れもない！）
②帳票発行ボタンを押す。
PDFでレイアウト化されたキレイな帳票ができます。
③FAX送信ボタンを押す。
静かにFAXが送信されていきます。（笑）
④送信成功/エラーの通知が後ほど届く。
大事なFAXがきちんと送信できたか複合機の前で待機しなくてもOK！
帳票発行ボタンを押して、FAX送信ボタンをワンプッシュしてそれで終わりで
その後は普通にkintoneにデータベースとして残ります。
相手には普通にFAX機器、複合機から用紙が出てくる！相手を変えなくていいのです！
私たちは、出張中でも外出中でもFAX送付が可能になり、自分たちの送信履歴も確認できるんです。
FAX+kintoneの価値は単なるぺーパーレスに留まらず、
「仕事をする場所を自由にし、探したり整理したりする付加価値のない業務をなくす」
この辺なのです。
今ではいくつかのクライアント様のところでも、FAX+kintoneでこれらFAX送受信に関するものをkintone上で完結するようになりました。（受信の話はまたどこかで）
相手にもチャットワークやLINEなど別なツールを導入するようお願いする方法もありますが、
「相手は変えずに、でも自分たちの業務を都合よく改善する」
そんな方法も考えればあったりするものです。
もし「いいな」とも思ったらTwitterもフォローしてあげてください！
業務改善に可能性を！ではまたお会いしましょう。
